二级学院(部)教学档案管理办法

发布日期:[2015/7/14]   作者:[lyue]   阅读:746


汽院教发〔2015〕9号

为了进一步加强教学档案的管理,充分发挥教学档案在教学管理和教学改革等各项工作中的作用,提高教学档案的质量和科学管理水平,逐步实现教学档案管理工作标准化、规范化、科学化和现代化,结合我校实际,特制定本办法。

一、教学档案管理的基本要求

1.凡是在教学相关工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等均属教学档案管理范围。

2.我校教学档案管理实行学校、学院(部)两级管理:凡学校开展教学工作形成的、对学校工作有永久性或长期保存价值的教学档案,属一级教学档案,由学校档案馆保存;凡是各学院(部)在教学工作中形成的、仅对各学院(部)工作有保存价值或不需永久保存的教学档案,属二级教学档案,由各学院(部)负责收集、整理、保存。本办法主要是针对二级教学档案管理制定的细则。

3.学院(部)主管教学工作的副院长(副主任)负责本单位教学档案管理的监督、检查工作,二级学院(部)的教学科研办公室(教学秘书)具体负责本单位教学档案收集和管理工作。

4.教学档案的保存年限按其档案材料的保存价值分为永久保存、长期保存、短期保存三类。其中长期保存类保存期为20年,短期保存类保存期为5年。

5.学院(部)应进一步增强资料意识,将教学档案工作落实到日常教学管理中,在布置、检查、总结、考核教学工作的同时,注意教学档案的形成、积累、归档。

二、教学档案的形成与积累

1.学院(部)要在工作中随时收集和积累教学文件材料,分类存放。定期将需要永久保存的教学档案移交给学校档案馆统一立卷归档,并整理、保管好本单位的二级教学档案。

2.教学档案一般归档一份。重要的一级教学档案,各院部可根据实际情况保留两份,一份由校档案馆保存,一份由各学院(部)自存,以便日后查找。

3.归档的教学档案必须字迹工整,格式统一,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。

4.各院部教学秘书工作变动时,应及时做好教学档案的交接工作。

三、教学档案的管理

1.二级学院(部)教学档案一般不需装订成册,只需以教学文件为单位组成有序的体系,包括分类、排列、编目等,然后采用盒(袋)装的方法进行管理,以便于文件随时存取。

2.根据教学文件的收集管理规律,原则上相同内容的文件组成一盒(袋)。同一内容的文件材料多时,可分别组成若干盒(袋),也可以根据材料的内在联系,对问题单一、材料较少的文件合成一盒(袋)。

3.归档的教学文件材料一般均为A4纸;对非标准规格的文件(如试卷)应专柜保管,但需填写与其它教学文件相一致的盒(袋)编号。

4.属专项档案的文件,已归入其他类档案的,应在相关的盒(袋)内注明档案参见号或复制相应材料后分别存放。

5.各单位应设立教学档案专柜,建立档案的借阅制度设立档案登记本,及时催还。并做好防火、防盗、防晒、防潮、防尘等工作。

四、教学档案分类目录及说明

1.教学档案按三级进行分类编目。一级类目为基本框架,按学校统一规定执行。根据学科、专业及二级学院(部)的特点,二级、三级类目可增加或作适当调整(所附目录中二级、三级类目均设“其他”,即为各单位留置调整余地)。

2.教学档案分类编号方法

二级学院(部)教学档案编号为7位,采用四层隶属编号方法。第一层为一级类目标识,用三个简称字母表示;第二层、第三层分别为二级、三级类目代号,分别用两位阿拉伯数字标识;第四层为盒号。

各二级学院(部)须按此分类目录对教学文档进行规范和完善,对暂时没有教学活动支撑的类目,进行删除或调整时要慎重。

五、以上办法及所附《二级学院(部)教学档案分类目录》,自2015年7月起执行。

 

附件:二级学院(部)教学档案分类目录

 

 

湖北汽车工业学院教务处

2015年7月13日



附件:1、二级学院(部)教学档案管理办法汽院教发〔2015〕9号.doc
            

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